Máy Chấm Công Là Gì? Đặc Điểm Và Những Ứng Dụng Thực Tiễn

Lợi ích khi sử dụng máy chấm công

Các công ty, doanh nghiệp khi sử dụng dụng cụ này để quản lý nhân viên sẽ đem lại rất nhiều lợi ích như:

– Quản lý chính xác thời gian và lịch làm việc của mỗi nhân viên

– Giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc và ý thức tuân thủ thời gian làm việc của nhân viên.

– Tạo nên sự chuyên nghiệp về quản lý, giám sát của một công ty.

Với chi phí bỏ ra khi lắp đặt không quá lớn thì các doanh nghiệp đã có thể sở hữu được một hệ thống chấm công chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả cao nhất

Phân loại máy chấm công

Hiện nay, có khá nhiều dòng máy chấm công khác nhau, tùy vào từng nhu cầu sử dụng mà bạn lựa chọn dòng máy phù hợp nhất. Thông qua nhiều hình thức khác nhau, thiết bị ghi công có khả năng nhận dạng được nhiều thông tin tương ứng với từng giải pháp chấm công.

Máy chấm công cơ học

Loại máy cơ học sẽ tiếp nhận giờ giấc ra vào của nhân viên bằng cách in thời gian đến – về của nhân viên lên thẻ chấm công. Người quản lý sẽ tổng hợp lại theo hình thức thủ công để lưu vào dữ liệu để tính công cho từng nhân sự.

Trên thực tế, thiết bị này gần như không còn được sử dụng nhiều nữa, có chăng chỉ thấy tại các xưởng máy móc cơ khí, gốm sứ… những nơi làm việc khó có thể chấm công bằng vân tay. Vì vậy, họ thường sử dụng dòng máy cơ học này để thuận tiện cho toàn bộ công nhân viên trong công ty.

Máy chấm công điện tử

Ở dạng máy điện tử sẽ có bộ nhớ trong để lưu các dữ liệu chấm công, bạn chỉ cần dùng phần mềm để kết nối với máy và lấy các dữ liệu chấm công. Máy ghi nhận thông tin thời gian của nhân viên bằng các hình thức như ID, vân tay, thẻ từ, khuôn mặt, mã PIN…

Máy chấm công vân tay

Với hình thức chấm công này, nhân viên chỉ cần ấn vân tay của mình lên màn hình máy chấm công để ghi nhận từng ngày giờ đến làm việc và khi về. Đây cũng là loại máy được phổ biến nhất hiện nay, có mặt hầu hết các các công ty.

Việc đi làm muộn có lẽ là điều khó tránh khỏi đối với nhân viên, bởi trong mỗi chúng ta ai ai cũng từng ít nhất 1 lần đi muộn vì lý do nào đó. Đối với những doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công bằng vân tay thì sẽ là nỗi ám ảnh đối với những người hay đi làm muộn. Vậy nên, đã có không ít người đặt ra câu hỏi có cách nào “qua mặt máy chấm công vân tay”.

Thực ra, một số loại máy vân tay công nghệ thấp sẽ không phân biệt được tấm ảnh có dấu vân tay với dấu vân tay thật, hoặc ngón tay giả được đúc khuôn sẵn. Máy chỉ có thể nhận diện được những điểm ảnh trên bề mặt đầu ngón tay. Do đó, nhiều người đã lợi dụng kẽ hở này để làm giả dấu vân tay và đưa cho người đồng nghiệp thân để chấm hộ.

Thế nhưng đối với dòng máy sử dụng công nghệ mới bạn rất khó để qua mặt. Ngày nay, máy chấm dạng vân tay kiểu mới đã được cải tiến, kết hợp giữa công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với mật khẩu cá nhân, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Mặt khác, việc bạn luôn áp dụng hình thức chấm giúp này để đi muộn sẽ vừa làm mất tác phong chuyên nghiệp của bạn và ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Bên cạnh đó, công ty hay doanh nghiệp sẽ có hệ thống Camera an ninh nên nếu không thiết bị ghi lại hình ảnh người khác dùng dấu vân tay giả để chấm giúp bạn thì sẽ làm liên lụy tới bạn và chính người đồng nghiệp đó.

Máy chấm công thẻ từ

Xét về tốc độ chấm công thì dạng thẻ từ được đánh giá là nhanh nhất hiện nay. Máy xác thực bằng ID của người chấm công, có 1 số máy được trang bị đầu đọc có thể đọc từ khoảng cách khá xa lên đến 15m.

Máy có tích hợp kiểm soát nên bạn có thể chấm công tại các trạm kiểm soát, bãi gửi xe, trạm thu phí đường bộ, thang máy, chung cư… Hiện nay, tại các khu công nghiệp, công nhân viên thường sẽ có thẻ cá nhân và bạn có thể sử dụng thẻ đó để chấm công cho mình. Bên cạnh đó, máy được ứng dụng trong phần mềm chăm sóc, quản lý ID của khách hàng, định danh khách hàng hoặc ghi điểm tích lũy…

Máy chấm công thẻ cảm ứng

Máy sử dụng thẻ cảm ứng không tiếp xúc proximity, hoặc thẻ mafire để chấm công. Cũng giống như dạng thẻ từ, người lao động có thể sử dụng thẻ nhân viên để chấm công cho mình.

Ngoài ra, hiện nay còn có một phương thức khác đó là chấm công bằng khuôn mặt. Có nghĩa, máy sẽ sử dụng các thuật toán xử lý hình ảnh để nhận diện các nhân viên khi chấm công.

Máy chấm nhận dang khuôn mặt

Tuy nhiên, 2 dòng máy này vẫn chưa thực sự phổ biến bằng máy chấm vân tay hiện nay. Đặc biệt, máy chấm khuôn mặt phù hợp với hệ thống chấm công cao cấp hơn nên thường được áp dụng tại các nước phát triển.

Cấu tạo và nguyên lý hoạt động của máy chấm công

Cấu tạo

Máy chấm công hiện nay có khá nhiều loại với các kích thước và cơ chế hoạt động khác nhau. Nhưng xét chung về cấu tạo chúng đều có 3 bộ phận chính: đầu vào, bộ phận xử lý và bộ phận đầu ra. Để làm rõ hơn ta hãy cùng tìm hiểu từng bộ phận cấu tạo của máy chấm công.

– Bộ phận đầu vào: dùng để nhận diện và thu thập thông tin dữ liệu từ người dùng, bộ phận này bao gồm đầu đọc, bàn phím, cổng cấp điện.

– Bộ phận xử lý: là nơi tiếp nhận thông tin đầu vào và lưu trữ những dữ liệu người dùng, nó gồm: bo mạch, màn hình, loa & đèn tín hiệu

– Bộ phận đầu ra: có chức năng chuyển dữ liệu đã được thu thập, xử lý từ máy ra ngoài thông qua các cổng kết nối, role, cổng kết nối đầu đọc, cổng kết nối với cảm biến, khóa cửa, chuông điện.

Nguyên lý hoạt động

– Đối với quản lý nhân sự: máy chỉ cần đầu đọc cùng thiết bị nhận dạng cùng với máy tính chứa phần mềm. Khi nhân viên đến làm việc họ sẽ thực hiện chấm công và thông tin sẽ được lưu và xử lý tại phần mềm.

– Tích hợp chấm công và kiểm soát hoạt động ra vào: máy sử dụng các bộ phận như đầu đọc, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính.

Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập bằng vân tay, thẻ nhớ, mật mã… Thông thường, khi người lao động chưa tiến hành chấm công thì hệ thống chốt cửa sẽ ở trạng thái khóa. Nếu có nhân viên nào ra vào khu vực được kiểm soát thì họ sẽ áp dụng quyền truy cập để mở khóa. Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu thông tin hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Còn nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng, xin thử lại…).

Ưu – nhược điểm máy chấm công

Máy chấm công cơ học

Ưu điểm

Máy chấm dạng cơ học được đánh giá là dạng cơ bản, đơn giản và thủ công nhất. Cho nên chi phí đầu tư thấp, dễ dàng sử dụng mà không cần đến máy tính hay phần mềm. Máy có hiệu quả chấm công ổn định với thao tác cũng khá nhanh chóng.

Nhược điểm

Tuy nhiên, vì làm bằng hình thức thủ công nên nhân viên trong công ty có thể chấm công họ cho nhau. Và điều này cũng khiến doanh nghiệp khó quản lý, kiểm soát được tình hình, ý thức làm việc của từng người. Từ đó, hiệu quả công việc đem lại cho công ty sẽ không thực sự cao.

Mặt khác, do sử dụng giấy để in nên công ty sẽ phải tốn thêm chi phí cho việc mua giấy, thay ruy băng mực in… Chưa kể, sau một thời gian hoạt động, đầu in của máy sẽ bị mài mòn, hư hỏng và chủ doanh nghiệp sẽ phải tốn tiền để sửa chữa, bảo dưỡng.

Bên cạnh đó, việc sử dụng thẻ giấy cũng tạo ra sự bất tiện cho người lao động khi họ luôn phải nhớ mang và bảo quản thẻ không bị rách, ướt, hoặc mất thẻ… Còn đối với người quản lý sẽ tốn công, thời gian hơn khi phải theo dõi thủ công.

Máy chấm công điện tử

Ưu điểm

– Dạng vân tay và khuôn mặt này không thể chấm công giúp nhau và ổn định trong quá trình chấm công. Nhân viên cũng không phải mất công mang thẻ hay quên mất thẻ. Đặc biệt, tính bảo mật của máy chấm khuôn mặt cực cao, được phân quyền quản lý.

– Các dòng máy điện tử khi vận hành độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet. Dung lượng chấm công lớn, quản lý nhân sự chỉ cần dùng phần mềm để tổng hợp công và báo cáo trên máy tính. Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

– Máy chấm thẻ từ có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công để tiết kiệm chi phí in thẻ.

Nhược điểm

– Máy chấm thẻ từ có thể chấm công giúp nhau. Tốn chi phí đầu tư mua thẻ cho từng nhân viên, nhân viên phải thường xuyên mang thẻ hoặc có thể bị quên, mất, làm hỏng.

– Máy chấm vân tay không thích hợp với các nhà máy như sản xuất hóa chất, cơ khí, công xưởng… vì vân tay có thể bị mờ hoặc mất dấu. Đồng thời, chấm vân tay sẽ lâu hơn dùng thẻ quẹt do số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao…

– Chi phí đầu tư ban đầu, bảo hành cho máy chấm khuôn mặt khá cao, trong khi thời gian chấm công lâu hơn thẻ từ.

Kinh nghiệm mua máy chấm công tốt nhất

Máy chấm công đã đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc chấm công và tiết kiệm thời gian, chi phí. Vì thế, khi lựa chọn chúng ta cần đánh giá nhiều tiêu chí để có thể có được một sản phẩm chất lượng, uy tín để có thể sử dụng được dài lâu.

– Về bộ nhớ bao gồm: bộ nhớ người dùng, bộ nhớ vân tay, bộ nhớ thẻ, bộ nhớ khuôn mặt… Đồng thời, tùy theo điều kiện mà bạn chọn kiểu kết nối với máy tính cho phù hợp.

– Về kích thước máy gồm có: chiều cao, chiều rộng, độ dày của máy. Vấn đề này, người dùng cần xem xét vị trí lắp đặt của công ty có khớp với kích thước của máy hay không?

– Dòng máy chấm vân tay sẽ được hỗ trợ 2 công nghệ (quang học, điện dung). Công nghệ quang học thì phổ biến hơn, vì nó có chức năng chống các vân tay giả, song giá thành của sản phẩm sẽ cao hơn nhiều so với công nghệ điện dung. Vì vậy, bạn cũng nên cân nhắc về mức kinh phí để lựa chọn thiết bị phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

– Tiếp theo là môi trường làm việc sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ và độ chính xác của máy. Nếu nơi bạn làm việc có nhiều bụi bặm, va chạm thì nên chọn dòng máy có khả năng chống nước, chống bụi bẩn, chống va đập…

– Cuối cùng là chức năng: máy chấm vân tay thường có 2 dòng: Chỉ chấm công hoặc chấm công và kiểm soát ra vào. Với thiết bị chỉ có chức năng chấm công có nghĩa nó chỉ thực hiện nhiệm vụ duy nhất là chấm công, ghi nhận thời gian ra – vào của nhân viên. Còn đối với máy có chức năng kiểm soát là có thêm chức năng điều đóng mở cửa ra vào, khi tiếp nhận đúng dấu vân tay thì cửa sẽ mở.

TOP những sản phẩm máy chấm công có chất lượng tốt nhất

Máy chấm công vân tay Zkteco K14

• Màn hình hiển thị: 2.8 inch TFT.
• Công suất quản lý: 3.000 dấu vân tay. Và 3.000 thẻ từ
• Thời gian xác minh cực ngắn, chưa tới 0.5 giây / lần.
• Bộ nhớ: 100.000 lần giao dịch.
• Có tích hợp âm thanh thông báo, password để bảo vệ máy.
• 1 nhân viên có thể đăng ký 10 dấu vân tay.
• Tiết kiệm điện với tính năng hẹn giờ tắt và mở máy.
• An toàn thông tin với giao thức kết nối: Password, USB, TCP/IP.
• Không bị mất dữ liệu dù cúp điện.
• Nguồn điện sử dụng: 12VDC, 1.5A.
•  Nhiệt độ hoạt động: 0°C – 45°C và độ ẩm rộng: 20% – 80%.

Máy chấm công Ronald Jack T8 Plus

• Chấm công vân tay, màn hình màu chi tiết và rõ nét.
• Quản lý lên đến 1000 dấu vân tay + 1000 thẻ + password.
• Dung lượng: 50.000 lần In/Out.
• Hiển thị tên người chấm công và giờ chấm công.
• Chấm công nhanh chóng, chỉ 1s / lần.
• Đầu đọc công nghệ sensor chống trầy.
• Không bị mất dữ liệu khi cúp điện.
• Kết nối USB, TCP/IP, RS – 232/485.
• Chế độ chuông báo giờ vào, ra, tăng ca…
• Lắp đặt nhanh chóng, dễ di chuyển.

Máy chấm công Ronald Jack TX200

Đây là dòng máy mới của Ronald Jack trong quý 2 – 2020 máy được nâng cấp thêm ở tốc độ xử lý dữ liệu và mắt đọc vân tay công nghệ mới giúp nhận vân tay nhanh và chuẩn xác hơn các dòng trước

Ronald Jack TX200 là dòng máy nâng cấp cho đàn Anh là Ronald Jack W200 được cho ra thị trường cuối 2017, tận dụng các ưu thế về độ phũ thị trường cho model W200 nên hãng giữ lại thiết kế hầu như 2 mẫu khá giống nhau có thể nói đến 99,9% nhưng với đàn em Ronald Jack TX200 thì được nâng cấp khá nhiều về tính năng của máy.

• Kiểu ứng dụng: Vân tay
• Dung lượng bộ nhớ: 3.000 vân tay và 3.000 thẻ từ cảm ứng
• Dung lượng: 100.000 lần IN/OUT
• Màn hình hiển thị: Màn hình LCD màu
• Bàn phím : 16 phím số
• Đèn hiệu: LED 2 màu: Xanh và đỏ
• Kết nối với máy vi tính: RS232/RS485 – TCP/IP ( RJ-45), USB
• Ngôn ngữ: Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt

Máy chấm công Ronald Jack TX300